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Kommunikation

Allgemeine Regeln der Kommunikation

In Krankenhaus- oder Laborumfeld ist es manchmal ganz schön anonym. Wenn deine Kommunikation von Höflichkeit, Transparenz und Wärme geprägt ist, kannst du diese Anonymität in ein persönliches Umfeld verwandeln und viel Hilfe bei deiner wissenschaftlichen Arbeit erfahren.

Vorstellung bei allen Beteiligten
- Name, Funktion und Betreuerin nennen
  - Insbesondere im sehr anonymen OP wichtig
- Name und Funktion des Gegenübers merken
Höflichkeit ist der Türöffner
- Positive Atmosphäre schaffen, bevor man etwas will
- Bemühungen einer jeden Person honorieren, egal wie klein
  - Loben vor anderen stiftet allseits gute Laune
- Kolleginnen bei der Arbeit nicht einfach unterbrechen, sondern höflich fragen, ob man stören darf mit Nennung des Anliegens
Keine Angst vor…
- Rückschlägen
  - Forschen hat keine Musterlösung
- Eigene Unwissenheit
  - Wenn es klar wäre, müsste man es nicht erforschen
- Ausbleibende Antworten auf Mails etc.
  - Jeder rutscht etwas durch, hake einfach nochmal nach
- Fachleuten
  - Würde sich die Statistikerin an eine Wurzelkanalbehandlung oder arterielle Punktion trauen?
Anwortfristen
- Anruf und SMS: selber Tag
- Mail: 24h
- Brief: wenige Tage

Merke: Eine Kombination aus Höflichkeit und Hartnäckigkeit ist wichtig und wird auch erwartet. Im Klinikalltag geht viel unter. Bleibt die Antwort einer Kollegin aus, ist Nachhaken völlig ok und nicht etwa aufdringlich. Versuche aber die Anforderungen, die du an die Kommunikation anderer stellst, auch selbst zu erfüllen.

Kommunikation mit Kolleginnen und Patientinnen

Auch gegenüber Kolleginnen und Patientinnen ist eine höfliche und klare Kommunikation entscheidend, damit ein persönlicher Kontakt entsteht und dein Gegenüber versteht, was du möchtest. Fokussiere dich im trubeligen Krankenhaus- und Laboralltag auf die Big Points.

Patientinnenkontakt
- Respekt der Privatsphäre und Höflichkeit sind wichtig
  - „Darf ich?“ anstatt „Sie dürfen“
  Einfache Sprache und nicht zu viele Informationen auf einmal
  - Wer mehr wissen will, fragt nachKeine Fachbegriffe, kurze Hauptsätze
    - Beispiel: „Wir möchten Ihre Schulter untersuchen. Die Schulter besteht aus drei Knochen. Wir interessieren uns für das Schlüsselbein. Das ist dieser Knochen (bei sich selbst drauftippen).“
- Wichtiges wiederholen
Mails an Kolleginnen
- So kurz wie möglich
  - Bei komplizierter Angelegenheit lieber kurze prägnante Mail und dann höfliche Vorsprache zur Erklärung
  Anliegen und Fragen in Aufzählungsliste (1.,2.,3. …)
  - Kollegin kann zu einzelnen Punkten Bezug nehmen
  Big Points fettgedruckt
- Umgangsformen in Mails
  - Trotz Kürze immer volle Anrede und Höflichkeitsformeln
    - „Danke für Ihre Mühen“
    - „Bitte um kurze Rückmeldung“

Merke: Oft werden Mails weitergeleitet, auch z.T. an Unbekannte oder Höhergestellte, denen gegenüber man einen professionellen Eindruck vermitteln sollte. Das Anliegen sollte im Betreff stehen, damit man die Inhalte später wiederfindet. Im Zweifel schreibt man mehrere Mails mit dem jeweiligen Betreff. Wenn du Mails zu regulären Arbeitszeiten absendest, am besten vormittags, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie schnell bearbeitet werden.

Telefonieren mit Kolleginnen
- Kurz, ruhig, sachlich
  - Top Down: Erst die wichtigsten Anliegen, dann „wie geht’s?“
    - Oft muss die Betreuerin plötzlich in die Vorlesung oder OP und dann sollte das Wichtigste geklärt sein
  - Niemand will Panik oder Stress
Problemkommunikation
- Melde sofort, wenn du etwas nicht verstehst oder einen Fehler gemacht hast
  - Nur so geht es weiter, auch wenn es manchmal wehtut
  Problem im ersten Satz schildern
- Konstruktivität ist entscheidend
  - Alternative Lösungsansätze präsentieren, aus denen die Vorgesetzte wählt
    - Außerdem kommt man so vielleicht selbst drauf
  - Je einfacher man es seiner Gesprächspartnerin macht zu helfen, desto eher bekommt man auch Hilfe
Fragen
- Intervall und Kommunikationsweg festlegen
  - Wünscht meine Betreuerin Anrufe und SMS bei Bedarf oder wöchentliche Mails im festen Intervall?
  Fragen im Arbeitsprotokoll (Vorlage Arbeitsprotokoll herunterladen) sammeln und in Priorisierung nummeriert auflisten
  - Fragen können bei Bedarf direkt aus dem Arbeitsprotokoll herauskopiert werdenWenn man Fragen ein zwei Tage ruhen lässt, findet man vielleicht auch selbst eine Antwort
- Alternativfragen sind leichter und schneller zu beantworten als offene
  - Beispiel: „Möchten Sie den Ethikantrag einreichen, oder ist das meine Aufgabe?“
Meetings
- Organisation erfolgt i.d.R. durch die Doktorandin selbst
  - Zeiträume vorschlagen, in denen die Teilnehmerinnen Uhrzeiten festlegen könnenGesprächsthemen mit Big Points vorab versenden
    - Teilnehmerinnen können sich vorbereiten
  Durchführung kurz und strukturiert
  - Themenfelder gruppieren
    - Höchste Prioritäten zuerst, falls jemand plötzlich weg muss
- Gesprächsprotokolle erstellen und an alle Teilnehmer versenden
  - To Do Punkte mit Verantwortlichen und Fristen
    - Reminder nach 1 Woche versenden
  - Bitte um Feedback („habe ich etwas vergessen“?)
    - Wenn niemand widerspricht, gilt das Festgehaltene als gesetzt
      - Es hält sich natürlich trotzdem niemand daran 🙂